Una din principalele surse de dezordine în casele noastre provine de la toată hârţogăraia pe care trebuie să o gestionăm cumva. Cum să organizăm hârtiile şi actele? Unde să le ţinem? Ce este necesar să păstrăm şi cât timp? Iată mai jos câteva puncte cheie atunci când îţi doreşti mai multă ordine în casă.

Ce trebuie să păstrăm?

Sunt câteva categorii importante de acte şi documente pe care trebuie să le păstrăm.

• Actele de identitate, certificate de căsătorie /naştere / deces, sentinţe judecătoreşti, diplome de studii. Acestea trebuie păstrate în original într-un dosar bine închis pentru a le menţine fără rupturi, îndoituri, iar acest dosar să fie ţinut cât mai departe de copii şi animalele de casă pentru a nu fi distruse din greşeală.
• Documente relaţionate cu munca – cartea de muncă, contractul de muncă, fişa postului, dosarul de pensionare. Multe dintre documentele în vigoare la un post de muncă le poţi accesa direct la departamentul de Resurse Umane.
• Documente financiare – contracte de credit, de ipotecă, extrase de cont, documente specifice de la cardurile bancare. Dacă nu ai acces la aceste acte online direct în contul tău, păstrează-le în dosare cu şină. Sau le poţi scana şi păstra pe un disc extern sau pe calculator (inclusiv în cloud) pentru a reduce cantitatea de hârtii.
• Documente medicale – istoric medical, carnet de vaccinare, rezultate de la analizele medicale, ecografii, rapoarte medicale pentru intervenţii chirurgicale, card de sănătate. Pentru a reduce riscul de a nu avea acces la informaţiile tale medicale, păstrează toate aceste documente într-o cutie de carton, pe care poţi nota cu markere ce conţine. Unele documente se pot păstra în cloud sau pe calculator – ca cele cu prima ecografie a copilului.
• Contracte – contracte de vânzare-cumpărare, contracte de închiriere, contracte de leasing, contractul de asigurare (casă, maşină, sănătate), contracte de prestare de servicii, sau contracte pentru furnizări de utilităţi (apă, electricitate, gaz, telefon, internet, alarmă etc.). Este important să ai contractele în original atât cât sunt în vigoare, iar uneori trebuie păstrate o anumită perioadă şi după data de încheiere pentru a putea face faţă eventualelor litigii. Pentru mai multă siguranţă, scanează-le şi păstrează şi o copie electronică. Le poţi ţine într-un biblioraft, pe categorii, pentru a le găsi uşor atunci când le cauţi.
• Facturi – multe din companii oferă serviciul de facturi digitale care se trimit pe email pentru a economisi hârtie. În acest fel ai şi tot istoricul facturilor şi nu e nevoie să mai păstrezi atât de multe pentru a face dovada plăţii. În schimb, trebuie păstrate în original facturile de achiziţii de electrocasnice, mobilă, electronice, de la service auto şi orice altceva la care primeşti garanţie. Păstrează-le într-o cutie sau într-un dosar în funcţie de data de achiziţie. Câteodată sunt necesare şi dacă vrei să vinzi un anumit obiect la mâna a doua şi ţi se solicită factura originală de achiziţie. De asemenea, poţi avea o altă cutie marcată cu RECENT în care să păstrezi facturile pentru posibile retururi de 30 zile.
• TAXE şi AMENZI – este important să păstrezi dovezile de plată pentru tot ce ai plătit către diverse instituţii pentru că gradul de digitalizare este scăzut şi în marea majoritate a cazurilor ţi se cere originalul.

Ce putem digitaliza?

Se pot digitaliza în primul rând fotografiile pe care le ai în albume dacă ai multe. La fel se pot digitaliza desenele celor mici, felicitările primite de la prieteni şi familie, scrisorile. Poţi păstra scanate şi documentele mai vechi – contracte care au expirat, paşapoartele vechi dacă vrei să îţi păstrezi ca amintire vizele vechi, diverse documente din călătorii – bilete de intrare la concerte sau muzee etc.

Şi la partea de digitalizare trebuie să fie o ordine pentru a le putea găsi uşor atunci când le cauţi. După scanare, dă un nume cât mai complet fişierului: ex. bilet-muzeu-praga-2015. Ideal este să grupezi documentele digitale pe foldere – Călătorii, Foto de familie, Copii …

Unde să păstrăm documentele importante

Cele de zi cu zi în portofel sau în buzunarul genţii: carnet de conducere, legitimaţie de acces, carnet de elev / student / pensionar, cardul bancar, cardul de sănătate.

Actele în original (acte de identitate, certificate, diplome etc.) trebuie păstrate în recipiente speciale anti-incendiu şi impermeabile pentru a te asigura că nu se vor distruge în incendii sau inundaţii.

Actele ce ţin de maşină în bord: asigurarea obligatorie, cartea tehnică, facturile de revizii, foi de accident.

Documentele lunare – facturi de plătit, taxe, abonamente în curs – se păstrează într-o cutie sau tavă în zona în care te simţi comod să lucrezi: în birou, dacă ai, în bucătărie sau în living.